Sono nata in Puglia; vivo in Puglia; lavoro in Puglia. Per essere precisi, in Salento, quella parte dell’Italia più a Sud-Est, che vede per prima la luce del sole (le albe, quaggiù, sono uno spettacolo).
E poi: spiagge; masserie; borghi; chiese barocche; paesaggi; castelli e trulli: ovunque ti giri lo sguardo è inondato di bellezza romantica. Perciò è naturale che la Puglia stia diventando la meta ideale per organizzare un matrimonio in trasferta, guadagnando sempre più posizioni nel destination wedding: la regione ormai è al quarto posto in Italia tra le località preferite per celebrare le nozze, non solo dagli stranieri: è in netta crescita anche la tendenza delle coppie italiane a sposarsi in una regione diversa da quella di residenza.
I motivi sono i più vari. Magari entrambi i futuri sposi hanno un legame speciale con questa regione; oppure uno dei due vi ha le proprie origini familiari; oppure, semplicemente, determinanti sono la bellezza e il fascino delle località pugliesi e salentine (apprezzate soprattutto dalle spose).
In ogni caso, il desiderio di pronunciare il Sì in Puglia è così forte da superare le difficoltà aggiuntive dell’organizzare un matrimonio in trasferta.
Come organizzare matrimonio in trasferta in Puglia
Come puoi immaginare, la difficoltà maggiore risiede nella distanza, che comporta un enorme dispendio di energie, tempo e denaro nei preparativi, per tacere del rischio di errori, incomprensioni, delusioni.
Non voglio spaventarti, ma solo metterti sull’avviso che organizzare un matrimonio lontano da dove vivi e lavori implica problematiche specifiche delle quali è meglio essere consapevoli.
La scelta della data e della location per il matrimonio
Il primo step nell’organizzazione del matrimonio è
- scelta della data
- scelta della location.
Per quanto riguarda il primo punto, già sai quanto sia importante muoversi per tempo. E dato che i matrimoni in trasferta sono sempre un po’ più costosi, se vuoi risparmiare il mio consiglio è di evitare una data in alta stagione: in Puglia, nei mesi di luglio e agosto, i prezzi delle masserie e dei lidi possono anche raddoppiare.
Quanto alla location, in questo articolo del blog trovi numerosi consigli derivanti dalla mia lunga esperienza in Salento, sia come wedding planner interna che come libera professionista: già è complicato e irto di trappole scegliere il luogo per celebrazione e ricevimento delle nozze quando sei sul posto; figurati se ti trovi in Svizzera, in Lombardia o negli Stati Uniti.
Ecco perché:
- Non è quasi mai sufficiente un giorno o due per operare una scelta tanto importante. Dovrai dedicare le tue ferie per trovare la location che fa al caso tuo, sottraendo tempo alla famiglia, agli amici, agli hobby. Dopo che hai visto le foto su internet, una visita di persona è necessaria.
- Trovata la location quasi certamente dovrai ritornarci per firmare il contratto una volta che hai chiaro quanti ospiti avrai, quanti/quali servizi vuoi attivare eccetera.
- Al contratto segue, in genere, un sopralluogo con gli altri fornitori (fotografo, eventuale catering, musicisti, fiorista) che avranno bisogno di prendere visione del posto e tu con loro (stabilire il timing, scegliere angoli particolari per le foto, l’aperitivo, dove sistemare i tavoli, come e dove sistemare di fiori, quali effetti scenografici utilizzare).
- Man mano che procedi con l’organizzazione ti verranno dubbi o altre idee. Avrai perciò necessità di ritornare nella struttura altre volte ancora, magari durante un altro matrimonio, per farti un’idea più concreta, per mettere a punto gli ultimi dettagli e fare una degustazione (o forse anche 2, dipende dal menù).
- Almeno un mese prima dovrai ritornare per riepilogare tutto, rivedere i punti importanti del ricevimento e le dinamiche della cerimonia.
- E di nuovo 15 giorni prima dell’evento per consegnare l’eventuale mappa con la disposizione degli invitati e ancora, 4-5 giorni prima, per portare bomboniere, segna-tavoli, tableau, segnaposto eccetera.
Hai fatto il conto di quanti giorni ti serviranno e quanto dovrai spendere per fare avanti e indietro?
Certo, c’è sempre la mamma, l’amica della mamma, l’amica del cuore, la cugina, la sorella, la zia. Stanno sul posto, certamente vorranno darti una mano e saranno prodighe di consigli. Ma loro non hanno una competenza specifica e tutt’al più hanno organizzato un solo matrimonio: il loro.
Non è nemmeno detto che il loro punto di vista coincida con il tuo e, in ogni caso, non hanno l’occhio esperto, capace di anticipare e prevedere i problemi.
Per non dire che i tempi cambiano e cambiano anche i gusti e le esigenze. Ti basta sapere che ormai più di una coppia su due sceglie di sposarsi con un rito civile o simbolico. Se è il tuo caso, allora la location non sarà più solo il luogo del ricevimento, ma anche quello dove avverrà il rito e il celebrante leggerà il discorso: serve lo spazio adatto, che va arredato e allestito allo scopo. Credimi: non può essere lasciato al caso.
Quindi, se la tua idea è di organizzare autonomamente il tuo matrimonio ti consiglio vivamente di farlo nella regione – se non nella città – dove vivi e lavori, perché l’organizzazione di un matrimonio in trasferta e a distanza richiede la presenza sul posto di una wedding planner professionista: risparmiare a scapito di un matrimonio (cioè il tuo giorno speciale) mal riuscito non mi sembra una buona idea.
Oggi, poi, è tutto più facile: internet aiuta a tenersi in contatto e gli smartphone permettono di scambiarsi continuamente informazioni. Una persona competente sul posto sarà in grado di fare per te il lavoro proprio come lo avresti fatto tu. Anzi, meglio :).
La gestione degli invitati
La gestione e l’accoglienza degli invitati che arrivano da fuori per partecipare al tuo matrimonio merita un capitolo a parte. Come puoi immaginare è un aspetto fondamentale da curare con molta attenzione.
Se hai già letto qualcosa di mio, sai che quello degli invitati è un po’ un mio pallino: gli ospiti, a parte i parenti strettissimi e i testimoni, di solito vengono trascurati, nel senso che nessuno si prende la briga di curarsi delle loro esigenze e di dedicargli le giuste attenzioni.
Capisco che tutta l’attenzione sia dedicata agli sposi, ma se gli invitati si annoiano, stanno scomodi, vengono lasciati sotto un sole cocente o sono costretti a lunghe scarpinate l’atmosfera generale della giornata ne risentirà. E non avranno un bel ricordo del tuo matrimonio.
A maggior ragione se hanno dovuto fare centinaia di chilometri per essere presenti.
I trasferimenti
In un matrimonio organizzato in loco, l’unica cosa a cui prestare attenzione è quella di non esagerare con la distanza tra il luogo della celebrazione (ad esempio la chiesa) e quello del ricevimento (ad esempio la villa o la masseria) per non costringere gli invitati a lunghe e complicate “traversate”. Inoltre, è facile innamorarsi dei luoghi e dimenticare che gli invitati potrebbero avere difficoltà a trovare la location; oppure non ci sono abbastanza posti auto; oppure è difficile da raggiungere.
Ma se gli invitati arrivano da fuori, magari in aereo o treno, servono ulteriori accortezze. Almeno per gli spostamenti interni il giorno del matrimonio (dall’hotel alla chiesa, dalla chiesa alla location, dalla location all’hotel) sarebbe una buona cosa mettere a disposizione una navetta in minibus o pullman per evitare che i tuoi ospiti impazziscano a muoversi in zone che non conoscono. Nel tuo budget dovrai quindi inserire la voce relativa al noleggio di un bus, magari allestito con fiori e addobbi vari per rendere il tutto più “matrimonioso”.
Accoglienza e alloggio (galateo matrimonio invitati in trasferta)
Il minimo indispensabile è avvisare per tempo gli invitati “forestieri”, informandoli per primi della data scelta per il matrimonio, anche se i preparativi sono ancora in alto mare: questo gli darà modo di organizzarsi semplificandogli molto le cose se, ad esempio, devono chiedere le ferie al lavoro; sistemare il cane e il gatto; trovare qualcuno che badi alle piante sul balcone ????.
Non lesinare nelle comunicazioni: all’avvicinarsi della scadenza invia loro un messaggio in cui riepiloghi tutti i dettagli (orari, date, sistemazioni, organizzazione).
Hanno dimostrato di tenere moltissimo a te pur di venire al tuo matrimonio affrontando un lungo viaggio e investendo tempo e denaro: è giusto ringraziarli, non ti sembra?
Ci sono tanti modi per farlo, come ad esempio:
- una lettera di benvenuto, da fargli trovare all’arrivo nell’hotel dove alloggeranno, con allegato, magari, il programma dettagliato della giornata (orari, luoghi, appuntamenti)
- un piccolo cadeau, una welcome bag con prodotti locali o piccole sorprese; insomma, un pensiero speciale per loro
- un ringraziamento pubblico in un intermezzo della cerimonia o del rinfresco.
Gratificati in questo modo saranno ancora più contenti di essere venuti e conserveranno un ricordo speciale di te e delle tue nozze.
E veniamo all’alloggio, argomento qualche volta spinoso, che genera imbarazzi e incomprensioni.
Per me non esiste una regola o un galateo da rispettare per forza: tuo il matrimonio, tue le regole. È sempre una questione di disponibilità economica, ma l’importante è essere chiari e trasparenti fin da subito.
Giusto qualche consiglio affinché vada tutto liscio e nulla rovini l’atmosfera di serenità della festa:
- Se decidi di pagare tu le spese per il pernottamento degli invitati che arrivano da fuori
- assicurati che tutti siano avvisati dell’opportunità
- scegli un tipo di hotel medio, non troppo economico, ma nemmeno esageratamente di lusso
- Se invece, il pernottamento è a loro carico
- fai tu una selezione di hotel e bed and breakfast, ai quali puoi anche provare a chiedere una tariffa speciale e scontata “a pacchetto”
- diversifica l’offerta economica per dare modo a tutti di scegliere la soluzione più adatta
- crea un mini sito del tuo matrimonio, sul quale indicare questa selezione, mettendo nome, contatti, modalità e tempi di prenotazione.
Se gli invitati che vengono da fuori non sono moltissimi, considera se non sia il caso di farli alloggiare nella stessa location dove si svolgerà il ricevimento: alcune sono attrezzate anche per questo e puoi far rientrare tutto nei costi per l’affitto, evitando di dover noleggiare navette e autobus per i trasferimenti.
In ogni caso, non farli mai sentire abbandonati a loro stessi. Considera che la trasferta degli invitati dura dai due ai tre giorni: giorno 1 arrivo; giorno 2 matrimonio; giorno 3 partenza (se ad esempio il ricevimento è alla sera). Potresti andare ad accoglierli all’aeroporto o alla stazione e magari fargli compagnia durante la cena del giorno precedente.
Matrimonio in trasferta, i pro
Finora ti ho parlato, più o meno, solo degli “svantaggi” o delle problematiche legate all’organizzazione di un matrimonio in trasferta. Adesso però voglio farti vedere anche il lato positivo.
A costo di sembrarti un po’ prosaica, organizzare un matrimonio lontano da dove vivi e dove vivono amici e parenti ti “autorizza” (diciamo così) a ridurre di molto la lista degli invitati senza far torto a nessuno, specialmente a conoscenti o parenti lontani. Qualcuno, poi, si autoescluderà da solo per non dover affrontare le spese del viaggio o chiedere le ferie.
Per te, vorrà dire un notevole risparmio sui costi e la possibilità di fare un matrimonio più semplice e/o intimo. Potrai sempre festeggiare con gli altri in un secondo momento, anche solo con una pizza o una cena casalinga.
Preparativi matrimonio in trasferta
Ricapitolando, ecco un promemoria con la lista delle cose da fare per il matrimonio-destination wedding:
- Fissa la data con largo anticipo: semplifichi le cose a chi verrà da fuori
- Approfitta dei ponti e delle festività, anche se questo può comportare un aumento dei costi per te e/o per gli invitati
- Scegli una location facilmente raggiungibile anche da chi non avesse un mezzo proprio
- In alternativa, organizza una navetta albergo-cerimonia-ricevimento-albergo
- Seleziona alberghi e B&B in modo che gli invitati non debbano dedicare tempo a cercare l’alloggio
- Fornisci informazioni dettagliate sull’organizzazione della giornata delle nozze (orari, luoghi, tempistiche)
- Prevedi di dare un’accoglienza speciale agli invitati che vengono da fuori
- Sfrutta l’occasione per essere più vicina o vicino ai tuoi invitati, scambiare saluti e ringraziamenti, condividere sensazioni ed emozioni, prima, durante e dopo il giorno delle nozze
- Fatti aiutare da una persona competente che sia già sul posto, alla quale delegare tutte quelle incombenze grandi e piccole che a te porterebbero via molto tempo costringendoti a numerosi viaggi avanti e indietro
- Programma comunque un certo numero di viaggi: ci saranno decisioni da prendere che richiedono la tua presenza
- Affidati a fornitori locali (fotografo, fiorista, Dj, catering eccetera), altrimenti costringerai anche loro a sobbarcarsi numerosi sopralluoghi, con un ulteriore aggravio dei costi.
Tutto quello che ti ho detto in questo articolo è frutto della mia esperienza diretta. Posso dire, in pratica, che mi sono specializzata in matrimoni in trasferta in Salento, perché molti salentini si sono trasferiti per motivi di studio o lavoro e tornano appositamente per sposarsi.
Perciò, non esitare a farmi domande o a chiedermi consigli per il tuo destination wedding: ne sarei molto felice.
Io sono Lucianella e sono una wedding planner specializzata in autentici matrimoni salentini, oltre che celebrante ufficiale della Federcelebranti. Contattami se vuoi sapere cosa posso fare per te oppure visita la pagina con tutti i servizi disponibili.
